Sebaiknya dibahas struktur kepanitiaan suatu turnamen dengan job descriptionnya sehingga tidak rancu. Ada masalah yang sulit diselesaikan maka akan terjadi salah menyalahkan jika terlalu banyak orang yang ikut campur padahal bukan tugasnya.
Yang berperanan yang paling menonjol adalah Direktur Turnamen dan Referee. Baik dalam yang tercantum namanya di fact sheet atau informasi turnamen, kedua tokoh ini selalu dicatat oleh peserta termasuk nomer tilpon genggamnya dan juga nomor emailnya.
Kalau suatu organisasi atau club akan membuat turnamen maka akan ditunjuk ketua Panitianya, baru dibawahnya ada Direktur Turnamen yang akan membawahi anggota yang membantu tugas dan tanggung jawabnya.
Direktur Turnamen yang sehari hari bertugas sebelum , selama turnamen bahkan setelah turnamen untuk membuat laporan keatas sebagai pertanggung jawabannya. Sedangkan Referee juga bertugas sepanjang turnamen dan melaporkan tugasnya ke Pelti atau ITF atau WTA -Tour atau ATP-Tour sesuai penugasan yang diberikan kepadanya.
Intinya Referee yang mengatur roda pertandingan bekerja sama dengan Direktur Turnamen yang bertugas dalam pengadaan venue dan SDM yang ikut membantu Referee dalam menjalankan tugasnya dan Referee mengontrol atau mencek venue dan yang menunjang venue dimana Referee berhak untuk menyetujui atau menolaknya
Apa saja yang disiapkan Direktur Turnamen ?
Kalau petugas yang ikut terlibat membantu seperti wasit, petugas scoring board, dan ballkids . Begitu juga official yang diperbantukan dengan referee untuk melancarkan jalannya pertandingan. Offisial ini disebut petugas meja pertandingan ( bisa berjumlah 1 atau 2 dan 3 orang tergantung kebutuhannya) yang mengatur distribusi bola, scoring sheet, distribusi hasil pertandingan untuk petugas Humas dll.
Petugas pertandingan itu mengatur transportasi pemain dan Referee ke hotel dan sebaliknya.
Ada petugas medis harus stand by jika diperlukan Referee untuk menolong peserta yang membutuhkan di lapangan.
Disini harus diperhatikan jika pemain sedang bertanding butuh tenaga medis harus seijin dengan Referee baru bisa masuk lapangan. Wasitpun akan memanggil Referee kalau membutuhkan tenaga medis.
Apa saja yang memerlukan pertolongan medis. Indikasinya adalah injury kecuali kraam itu dianggap bukan cidera, tetapi ketidak siapan fisik atlet ikut turnamen. Jadi tidak boleh mendapat pertolongan medis , kecuali pertandingan dalam keadaan istrahat yaitu waktu perpindahan tempat.
Kebiasaan otomatis jika atlet kram sewaktu lagi bermain , semua orang termasuk orangtua yang statusnya penonton masuk kedalam lapangan untuk memberikan pertolongan, terutama terjadi dalam turnamen yunior.
Yang jadi pertanyaan siapa yang bertanggung jawab jika peserta yang ikut turnamen harus masuk Rumah Sakit. Kalau pemain asing biasanya ada asuransi pribadi. Bagaimana di Indonesia. ?
Ada lagi aturan dalam pertandingan resmi yang menyebutkan siapa saja yang diperkenankan berada di dalam lapangan.
Ternyata tidak semua petugas boleh masuk. Hanya petugas yang diperkenankan berada di dalam lapangan adalah petugas yang sedang bertugas dilapangan tersebut saja. Siapa itu? Wasit , jika ada wasit garis ,score keeper dan Referee. Yang lainnya harus seijin Referee seperti Direktur Turnamen apalagi ketua panpel termasuk ketua induk organisasi tenis.
Dalam penyusunan order of play yang disiapkan oleh Referee sebelumnya. Dan order of play harus sudah siap sehari sebelumnya atau begitu bangun pagi sudah disiapkan oleh Referee. Penentuan lapangan nomor berapa biasanya Referee .berkonsultasi dengan Direktur Turnamen karena kepentingan turnamen yaitu untuk promosi. Disinilah kerja sama antara Referee dan Direktur Turnamen mutlak adanya.
Apa saja tanggung jawab Direktur Turnamen ?
Selain pengadaan sarana dan prasarananya yang akan di diberi persetujuan oleh Referee. Sebagai contoh layak tidaknya lapangan tenis baik surface lapangan tenis maupun ukuran lapangan. Biasanya kelemahan lapangan yang tersedia untuk recreational players bukan untuk turnamen. Karena lapangan tenis bermacam macam, seperti lapangan rumput , lapangan clay / gravel dan lapangan keras.
Contoh lainnya jarak antara baseline kepagar minimal 6,25 m begitu juga side line ke pagar minimal 3,5 m. Kalau lebih besar lebih baik. Tapi khusus untuk pertandingan Davis Cup ( kejuaraan dunia beregu antar negara ) ada dicantumkan. Bahkan makin tinggi kategorinya maka jarak tersebut makin besar.
Setiap venue sudah harus tersedia pula toilet, kamar ganti, ruang tunggu pemain. Bahkan untuk turnamen kategori tinggi harus ada ruang tunggu terpisah antara pemain dengan penonton. Untuk persyaratan ini tidak diberlakukan dalam TDP Nasional, karena tujuan awal agar tidak membebani tuan rumah sehingga turnamen sudah bisa diselenggarakan lebih penting.
Pengalaman pribadi sewaktu sebagai penyelenggara Turnamen ITF Volvo Women's Open ( $ 25,000 ) harus disiapkan tenda khusus untuk ruang tungga peserta dengan AC. Itu resikonya.
Disamping itu untuk turnamen internasional juga harus disiapkan petugas dibawah tanggung jawab Direktur Turnamen yang berhubungan dengan Imigrasi.
Petugas Humas sangat penting. Untuk mengatur jadwal pelaksanaan press conference. Sebenarnya lebih tepat Public Relations Officer, karena juga ada tugas membuat Press Release sebelum dan selama dan setelah turnamen.
Direktur Turnamen bertanggung jawab mengenai penempatan spanduk didalam lapangan pertandingan. Karena aturan turnamen diatur mengenai warna spanduk didalam turnamen. Khususnya warna kuning dan putih tidak diperkenankan ditempatkan di backdrop lapangan.
Jika timbul masalah dalam turnamen, maka yang dicari oleh pemain atau Referee adalah Direktur Turnamen.
Ini yang perlu diketahui bahwa setiap pemain wajib melapor sendiri kepada Referee tentang kedatangannya dan juga saat meninggalkan lapangan kepada Referee.
Seringkali suatu kota mau selenggarakan turnamen tenis khususnya kelompok yunior atau veteran yang banyak pesertanya lebih dari 100 peserta. Tetapi minimnya sarana lapangan dalam satu lokasi sehingga dibutuhkan lapangan tenis beberapa lokasi, bisa 2 atau 3 atau 4 bahkan bisa 5 lokasi. Ini membutuhkan banyak tenaga pelaksana.
Jika lebih dari satu, tentunya harus dipikirkan tenaga Referee. Sebagai penanggung jawab cukup 1 Referee dibantu oleh tenaga asisten Referee yang sesuai dengan kualifikasinya. Komunikasi antara kedua profesi tersebut mutlak harus ada.
Yang jadi masalah kalau salah penempatan asisten Referee yang bukan berlatar belakang Referee atau wasit. Dan asisten referee harus resmi adanya. Makin banyak lokasi, makin banyak dibutuhkan asisten referee. Begitu juga bertambah tenaga petugas meja pertandingan.
Disinilah dibutuhkan keandalan Direktur Turnamen dalam mensinkronkan kebutuhan lapangan dengan jumlah peserta terutama turnamen yunior yang aturannya peserta tidak dibatasi.
Sebenarnya 10 hari batas waktu penutupan pendaftaran TDP Nas Yunior, sehingga bisa segera di antisipasi kebutuhan lapangannya.
Perlu diketahui tidak semua petinggi Pelti itu mengetahui tentang ketentuan turnamen ini kecuali yang menangani bidang pertandingan.
Ada pengalaman pribadi sewaktu ditugaskan sebagai Technical Delegate untuk Pekan Olahraga Pelajar Wilayah ( Popwil) di Ternate Maluku Utara sekitar tahun 2002 - 2007. Waktu itu para wasit memboikot hanya gara2 menuntut honor yang tidak dipenuhi. Sehingga pertandingan terpaksa tanpa wasit dan ballkids. Tiba tiba datang penonton dengan seragam Korpri warna biru marah2 sambil berteriak karena dianggap tidak layak pertandingan tidak gunakan wasit. " Siapa yang bertanggung jawab disini? " . Awalnya tidak digubris, tetapi begitu mengatakan dia itu dari Pelti, baru kemudian bertindak sesuai tugas yang diberikan sebagai Technical Delegate karena pertandingan sempat terhenti akibat ulah oknum ini, dengan memperkenalkan diri siapa AFR. Akhirnya malu sendiri setelah mengetahui siapa AFR. Yang waktu itu sebagai Wakil Sekjen PP Pelti.
Ini pentingnya pengetahuan aturan2 tenis sehingga masing masing pihak tidak menonjolkan EGO masing masing.
Semoga bermanfaat bagi penyelenggara turnamen baik secara nasional. Prinsip sebagai penyelenggara turnamen adalah lepaskan ego ego nya karena tugas penyelenggara adalah memberikan pelayanan terbaik untuk peserta. Lebih banyak mendengar keluhan peserta dari pada banyak bicara sehingga sulit mendapatkan solusinya. TAMAT ( ditulis oleh August Ferry Raturandang )
Tidak ada komentar:
Posting Komentar